微澜联席会议纪要
一、会议组织情况
时间：2018年03月07日19:30~22:30。
地点：“微澜联席会议”微信群。
提案人：合计3人，依次为廖细雄，左樵，梁雅兰。
应出席人数：15人。
实际出席人：王霞，王婷婷，左樵，岳毅桦，宋昱，汤佳烨，康景淳，姜娜，廖细雄，王洪娟，陈宇祥，丁宇，梁雅兰，合计13人。
缺席人（未参与任何讨论与表决）：李莉，苏媛。
主持人：梁雅兰
记录人：梁雅兰
二、会议内容
经过提案审查小组讨论，最终有4条提案进入议程，其中第4条为左樵提交的征求意见稿，由于会议时长原因没有展开正式讨论。
完整提案见附录。
议程记录如下。
（一）审议事项：是否起草关于计入志愿时长的相关规定和细则
会议决议：
①同意由新公民成员（微澜项目执行长或其他人员）起草关于计入志愿时长的相关规定和细则；
②同意将馆员非现场执勤计入时长；
③同意馆员将在馆长安排下所作的非现场志愿服务计入志愿服务时长；
④同意由志愿者（馆长、馆员）自主申报非现场执勤时长，且馆长有核定馆员非现场执勤时长的权利；
⑤不同意由执行部统一非现场执勤计时标准并执行；
⑥同意划分可以计入时长的项目类别；
⑦同意将联席会议及前后的准备工作计入时长；
▲⑧关于“是否同意给出非现场工作时长的最长限定”一项，表决结果为平票，参与投票的12人中，有6人“同意给出非现场工作时长的最长限定”（岳毅桦，左樵，王洪娟，王霞，丁宇，王婷婷），6人“不同意给出非现场工作时长的最长限定”（宋昱，廖细雄，康景淳，汤佳烨，姜娜，陈宇祥）。因此根据投票结果及投票规则，该项表决结果暂为“不同意给出非现场工作时长的最长限定”。
（二）审议事项：审议是否试行馆际借书
会议决议：
①同意由联络员征求学校关于是否施行馆际借书的意见（沟通内容包括丢书的解决办法等）；
②同意征求学校关于复本交换的意见；
③同意在高复本率图书永久交换可行的前提下单独召开临时会议解决复本率过高问题；
④同意有2个或2个以上分馆得到学校许可再讨论馆际借书的具体执行细则
⑤同意开展两个分馆双边互动的试点。
▲备注：
康景淳提出，如能在学校正式同意前明确好丢失后的权责问题，馆际借书将不必局限在2个馆试点。
（三）审议事项：是否改革联席会议形式
由于会议时长原因，暂未达成决议，拟在下次联席会议召开前召开一次临时会议解决该问题。现将争议焦点整理备案如下：
1、是否同意改革现有的会议形式
2、是否同意限制进入议程的提案总量在3个以内
3、是否同意在会前公布提案，通过表决决定进入议程的提案
4、是否同意下次会议试行方案1
5、是否同意根据投票结果确定讨论的先后顺序，并严格执行2个小时的会议时长限制
6、是否同意会议开始时先结束上次会议可能未完成的审议
7、是否同意在2小时结束之前开始审议的提案审完再结束会议
8、是否同意每次会议根据新的投票结果决定提案审议顺序
9、是否同意增加会议频次
10、是否同意未通过前置筛选的提案参与下一次筛选
11、在保留线上讨论的前提下是否同意将每条议案的讨论时间控制在30分钟以内
三、会议评价
与会议员由新公民计划专职人员、1至5分馆馆长与各馆馆员代表及第三期分馆联络员等构成，符合《微澜图书馆组织章程》要求；
会议气氛较为热烈，正反意见表达充分，议员合理主动行使权利；
会议时长仍然没有得到有效控制，考虑在下次会议召开前妥善处理该问题。
附录
一、一、审议是否起草关于计入志愿时长的相关规定和细则
提案人：廖细雄
（一）提案理由
随着分馆数量持续增加，也基于上一学期的开馆经验，对于服务时长的管理，以为可以起草和执行关于志愿时长管理的细则，理由如下：
一是规范容易传达和执行；
二是确保志愿者付出的时间和精力得到确认；使需要进行的工作被看见，这样也有利于图书馆的工作开展和管理。
三是可以鼓励在校生更深层次的参与进图书馆运营和建设，甚至在不能到现场服务情况下通过其他方式进行服务。
四是详细的记录有利于项目的后续评估和管理，越清晰的记录有利于在新志愿者招募前提前做好沟通和思想预设。
（二）提议细则的起草人
由于提案人本身身份限制，不便于也没有足够的信息来拟定草案，因此建议由微澜项目执行长或新公民项目其他人员对细则进行起草。
（三）细则需包含内容
1、已经计入或者建议计入服务时长的服务：
①现场培训，已计入
②值勤以及通勤，已计入
③联席会议以及前后的准备工作，建议计入
④馆长职务，对工作的协调，沟通中也会同时占用其他馆员的私人时间。（这一点上我以为馆员不必对所有的事情都有所回应，而是每个人做好服务的同时做好信息传递和备注）。
⑤其他非现场执勤的事务：比如撰写报告（也可以由馆员负责），以及馆长外的其他馆员为图书馆的建设和管理积极提供的其他建议和服务，不一定在场，比如益迪系统中的图书信息更新优化等。
2、非现场服务的计时规则和标准的制定；
3、如何确认和填写时长；
二、审议是否试行馆际借书
提案人：廖细雄
（一）提案理由：
1、2017年12月6日联席会议上，2馆馆长丁宇提议过，但最后没有形成结果。
2、每个馆都有重复且实用的书籍，可以相互调剂，以及对图书资源相对匮乏的学校进行支持，提高书籍的利用率。
（二）具体操作办法：
1、1馆如需从2馆借书，2馆对出借1馆的图书进行标记（注：原文为“2馆建立标记为1馆的读者”，为免发生理解上的分歧，可能需要提案人的解释，特此备注），限定比较大的借书量（如200本）和足够长的借阅周期，比如一个学期。反之如此。
2、每个馆列出可以外借的书目和数量清单。
3、互相交换清单，每个馆比对自己的图书目录，标记自己有意愿向其他馆借阅的图书目录，整理成清单。
4、数据汇总统一协调后，最终确定“借阅”（交换）图书清单和目录。确认需要外借的图书，标记：如“*馆用于馆际交流”字样，并在益迪系统中进行借出操作，按照所借馆进行分类打包。
5、由新公民进行统一配送。
6、每个馆为从他馆借入的图书进行入库操作，系统中备注馆藏来源于“*馆”。（益迪系统是否可以开发功能。），并在专门的位置进行放置。
7、每个学期结束前15天，外借图书进行归还，新公民进行统一配送。
三、审议是否对联席会议进行改革
提案人：梁雅兰
（一）改革必要性
1、自2017年11月份第一次联席会议召开以来，已累计召开3次会议，原定2个小时的会议时长无一次能够得到落实，不仅占用了更多时间和精力，会议中后期各位成员讨论热度和参与度也会下降，不利于提案的充分讨论和表决权的充分行使；
2、2018年3月10日三期馆员培训会后，5个分馆将正式加入微澜图书馆项目，联席会议成员也将增加10个名额，规模大为扩大，提案数量和会上个人表达时间将大为增加，会议时长更加难以控制。
（二）改革方案：
经过考虑，现将4种方案进行罗列，供各位议员批评和审议。
1、在会议召开日前的周日晚7:30作为提案提交截止时间，由提案审查小组汇总整理后于周一早9:00发布，各位议员随后在“微澜社区”的“联席会议小组”讨论区进行跟帖讨论，提案发布48小时后（即周三早9:00）推定讨论已经充分，联席会议长对讨论内容进行汇总，整理出待表决项，于下午2:00前发布在会议群中，此后每次线上会议只做表决；
2、在会议召开日前的周日晚7:30作为提案提交截止时间，由提案审查小组汇总整理后于周一早9:00发布，由每位议员在线下对每条提案附加意见，发送给会议长，发送的截止时间为周三早9:00，由会议长汇总意见整理出待表决项后于下午2:00前发布在会议群中，此后每次线上会议只做表决；
3、缩短每次会议时长至1.5个小时，提高每月会议频率至两次，每隔2周召开一次，每周的第一个和第三个周日晚7:30召开会议；
4、限制每个分馆提交提案的数量，每个分馆每次会议至多提交一份提案，提案由各分馆内馆员建议、讨论和各分馆馆长与馆员代表商议、裁定，然后提交联席会议审查小组，由小组汇总发布。
四、讨论微澜志愿者专题小组方案（征求意见稿）
提案人：左樵
（一）概述：
1、为了体现志愿者在微澜项目中的主体地位，提高志愿者群体的活跃度，充分发挥志愿者的专长和才智，弥补专职团队能力和精力的不足，有必要将微澜执行部的工作切分为若干专题，让渡出一部分专题性的岗位和工作，由志愿者组成专题小组来承担。
2、根据当前的工作需要，拟成立如下专题小组：人力资源小组、传媒小组、社群运营小组、捐赠受理小组、工程与技术小组。
3、各组是执行部下属团队，由执行部督导，对执行部负责，根据形势变化及工作需要，专题小组可增设、分解或合并。
二、职能：
各组职能包括但不限于以下列举的条目，也包括未来根据工作需要所合乎逻辑地延伸出来的职能。
1、人力资源小组
（1）招募志愿者。
协助总馆制订招募计划、收集招募渠道情报、联络招募渠道、协助总馆执行招募计划。以招募到更多志愿者，不断壮大志愿队伍为目标。
（2）评选优秀志愿者。
设计奖项，定期评奖，激励优秀志愿者。
2、传媒小组：
构建包括微信公众号在内的微澜图书馆自媒体矩阵，制订自媒体的运营规划，采编内容，适时推送，鼓舞志愿者队伍的士气，扩大微澜图书馆的社会认知度和影响力。
3、社群运营小组：
负责运营微澜图书馆大本营微信群及微澜社区，分享内容和资源，发起和维护话题，组织活动，以提高志愿者社群的活跃度。
4、捐赠受理小组：
负责受理公众对微澜图书馆的图书及其他物资、设备等等，包括调查分馆的需求缺口，发起捐赠，检验捐赠物资的质量，审核书目，安排物流等。
5、工程及技术小组：
负责分馆的电路、网络、电脑及其他设备的安装、改造、维修，保障图书馆设施的正常使用和运行。
三、组织办法：
1、各组设置组长一名，由总馆执行部采用公开或不公开方式选拔任命，组长任期6个月，期满前一个月可申请连任，由执行部裁定。
2、组员由组长根据工作需要定期或不定期招募，组长可根据情况有权开除不称职的组员，也可解散小组重新招募。
3、各组章程由组长主持草拟并由组员全体审议表决，交总馆执行部核准执行。
4、组长负责制订本组工作计划、日程安排和人员分工，协调、督导组员执行计划。
5、总馆执行部有权随时撤换不称职的组长，组员亦可对不称职的组长发起罢免投票，超过2/3组员同意罢免，则由总馆另行选拔组长。
6、小组以微信群为主要联系和沟通渠道，由组长担任群主。
7、小组成员的工作时长也计入志愿服务时长，并由人力资源小组设立专门针对专题小组的奖项，定期表彰。
