微澜联席会议纪要
一、会议组织情况
时间：2018年01月03日19:30~22:40。
地点：“微澜联席会议”微信群。
提案人：合计5人，依次为李莉，宋昱，左樵，岳毅桦，王霞。
应出席人数：16人。
实际出席人：宋昱，王霞，王洪娟，康景淳，姜娜，左樵，廖细雄，岳毅桦，汤佳烨，黄昭颖，陈宇祥，苏媛，吴显芃，梁雅兰，合计15人。
缺席人（未参与任何讨论与表决）：李莉，丁宇。
主持人：梁雅兰
记录人：梁雅兰
二、会议内容
经过提案审查小组讨论，最终有6条提案进入议程。
完整提案见附录。
议程记录如下。
1、 审议事项：审议“后援队工作条例”
会议决议：
①通过“后援队工作条例”；
②原第4条变为第5条，新增条款“馆长和馆员可不在现场接洽，但有义务及时回答后援队员的咨询，协助后援队员完成任务”为第4条。
③第5条所述负有提醒与感谢义务的主体为馆长。
备注：
①陈宇祥提出的是否拆分后援队的问题不在本条提案之内，因此建议今日提案审议完毕后如有剩余时间再进行讨论，或另择时间专门召集讨论；
②王霞提出，可以把后援队员拉入本馆的群内，这样如果服务中遇到问题，在线的馆员都可以随时解答问题，虽有讨论空间，但同样不在本条提案审议范围之内，因此建议处理方法同上一条。
2、 审议事项：是否在联席会议召开前提交工作报告
会议决议：
①同意各分馆馆长在每次联席会议召开前提交工作报告；
②同意工作报告在提案提交截止日前2天提交到联席会议提案审查小组，由提案审查小组整理发布，以供交流参考；
③同意将分馆对总馆发起活动的响应情况（如当下的征文活动）归到第3条“其他主要工作内容汇总”中。
备注：
①廖细雄提出，对当前的益迪系统，是否可以在两个方面进行完善：一是在数据中明确显示借阅书数量及人数，二是在排行榜部分按月查询当月按人和书名的排行榜，但数目都控制在一百以内，且没有合计数目。以上建议均属技术性问题，根据微澜执行长左樵回应，技术性问题再议。
②康景淳提出，借阅信息里也有月度数据的变化曲线，可能更直观一些，但技术支持方更新并不勤快，询问有无解决办法，左樵回应同上。
3、 审议事项：“微澜图书馆新募馆员招募办法（草案）”
会议决议：
同意通过该草案；
备注：
①廖细雄提出，提案如果是对原有流程的细化，可以标明：根据**文件第几条第几款规定“的前提。会议表决通过该建议。
②宋昱提出，会议通过的文件有涉及馆长职责的，如果原有职责条款不能涵盖，则更新在岗位职责文件中，并公告各馆长。会议表决通过该建议。
③廖细雄提出，由于馆长涉及到非直接到馆的各种职务性工作，对于馆长服务时长，是否应该另外有所规定。由于该提议不与本项提案直接相关，因此建议可以参照《微澜图书馆组织章程》相关办法召集临时会议，或在下次议会前提交提案。
④岳毅桦提出，草案内容应该整合到现在的“岗位职责”或其他相关文件中，避免制度文件数量过多。该建议不与草案内容的审议直接相关，且未得到回应，故建议容后再议。
4、 审议事项：“微澜图书馆值班规定（草案）”
会议决议：
①同意将提案中所有“须”“必须”等字词修改为“应”；
②不同意保留草案第4条；
③同意将第5条“馆长应于当晚确认服务时长”修改为24小时内完成确认；
④同意将第7条补充到《馆员职责》中；
⑤同意将第8条从该值班规定中删去，并将之补充到《借阅规则》中。
备注：
廖细雄提出，建议将微澜登记系统时长登记改为“进馆时间-离馆时间”，以及通勤时长，在馆长确认后系统再具体计算服务时长。由于该建议属技术方面的问题，无法确认当前或短期内能不能实现，且左樵未予回应，故建议再议。
5、 审议事项：是否对征文增加审核要素
会议决议：
①同意允许孩子提交多篇作文，对多出来的作文也予以接收；
②同意每个论文主题只给一次奖品；
③同意对征文的审核内容包括“1. 文章内容基本扣题；2. 字迹清晰，字数达到要求；3.没有明显为了达到字数而重复性的内容或者完全不相关的摘抄内容等”；
④同意不审核除第③条所述内容之外的文章质量。
6、 业务讨论
由于会议时间过长，且该提案不产生表决项，因此仅将议员发言记录如下：
①王霞：设立奖励机制，可以把馆内的团建基金的一部分用来奖励优秀的志愿者；
②廖细雄：提高馆员在志愿服务过程中自主性，志愿工作本身让志愿者觉得有意义；
三、会议评价
与会议员由新公民计划专职人员、1至5分馆馆长及各馆馆员代表构成，符合《微澜图书馆组织章程》要求；
提案提交数量较多，角度多样，格式有明显进步；
会议气氛较为热烈，正反意见表达充分，议员合理主动行使权利。
附录
一、审议“后援队工作条例”
提案人：李莉
起草人：李莉
条例内容：
1、各馆长在需要后援当周之前的周日或者当周周一发布后援队人员需求，后援队队长可以根据不同的场馆单独找人，并在群内公布活动信息。
2、各馆长提交需求格式参考：
时间：2018年xx月xx日 xx：00~xx：00
人数：
地点：
工作：
3、后援队队长根据需求发布群公告以及单独联系等，确定好人数和报名人员发送须知。
须知格式：
时间：2018年xx月xx日 xx：00~xx：00
地点：此处包括乘车路线，公交，地铁的指南
工作：
备注：如吃饭，着装，以及最好佩戴口罩等类似说明。
4、活动结束后，可在群里感谢参加志愿的队员们，提醒他们登记志愿时长。
二、是否在联席会议召开前提交工作报告
提案人：宋昱
提案理由： 1、《微澜图书馆岗位职责》“馆长职责”第一条规定，“每月向联席会提交工作报告”。
2、统计值班、借阅数据有利于展示各馆工作成果，并帮助馆长掌握实际运营情况，并作出相应的调整和处理。
提案内容：
从下一次联席会议起，各馆馆长在会议召开前向联席会提交工作报告（文字形式），由联席会议提案审查小组整理、存档，在会议召开前后发布，以作交流、参考之用。
具体内容需包括： 1.上月值班情况： （1）开馆天数 （2）实际到岗人次数 2.上月借阅情况 （1）借阅量 3.其他主要工作内容汇总
三、审议“微澜图书馆新募馆员招募办法（草案）”
提案人：左樵
起草人：左樵
1.分馆团队已经建立并进驻分馆开展运营之后，团队仍然可以招募新馆员。
2.候选人必须填写总馆统一提供的在线报名表。
3.候选人提交报名表后，由执行长加以初步审查，推荐给分馆馆长。
4.分馆馆长对候选人加以审查，做出是否录用的决定，做出决定之前可征求本馆馆员的意见。
5.分馆馆长应于做出决定的当日将结果通知该候选人，同时通报总馆。
6.对录用的候选人，由馆长拉入分馆微信群，发布群公告，介绍给其他馆员；同时执行长将其拉入大本营微信群，并将其填报资料导入分馆馆员数据库。
7.馆长应将分馆微信群设置为“群主确认”，以免其他群成员擅自将未经录取的其他人拉入微信群。
四、审议“微澜图书馆值班规定（草案）”
提案人：左樵
起草人：左樵
1.馆长应在每周日20:00之前确定下周的值班表，如果采用报名接龙的方式排班，则应在每周四20：00之前发起下周的接龙报名；
2.如果因偶发缘故导致下周开放次数比本周减少，或者原定开放的日期临时无法开放，则馆长须在得知情况之后2小时内通知校方，如果当时有不可抗力造成馆长无法在上述时限内通知校方，则应在不抗力消除后1小时内通知校方；
3.馆员若在报名值班后因故无法值班，应第一时间通知馆长，馆长应尽可能找人替补，若没找到人替补，则须告知值班搭档；
4.馆员到岗后须第一时间发照片到微信群报到，离馆前须发照片到微信群报告；馆长须注意上岗时间开始时群内有无报到信息，若无，则及时询问馆员到岗情况；
5.馆员结束值班后，应在微澜社区登记服务时长，馆长应于当晚确认服务时长，若馆员未登记，则提醒期登记；
6.因故超过1月不能值班的馆员，应向馆长请假，保留馆员身份；馆长在每月初统计并公布上月馆员值班次数，对于未请假但值班次数为0的馆员，须加以询问，馆员有义务加以解释；超过2个月连续不值班且未请假的馆员，停止其馆员身份；
7.馆员值班结束前，必须整理好被读者翻乱的书架，并将所有已归还的图书归架，若因故无法完成图书归还登记，则应将未登记的图书放置在明显位置，并交代给次日值班的馆员；
8.未录入的图书不得外借，因停电或断网等原因无法办理借阅登记时，不得外借。
五、是否对征文增加审核要素
提案人：王霞
提案内容：
为避免因领奖品而参加征文的不恰当做法，可以在第一次提交征文的时候只要求满足字数要求后就发放奖品，但在一个人多次上交征文时提高一些审核要素。比如针对文章里面一些显而易见的错别字，丢字落字，标点符号使用错误等进行指点，让学生进行修改合格后，再收录发放奖品。
六、业务讨论
提案人：岳毅桦
从馆长和核心馆员的心理角度出发，讨论有哪些有助于凝聚分馆团队的方法，尽量让馆员愿意延长服务时间（不是每次的服务时间，而是整体的服务期），提升志愿服务满足感的方法。
